I sistemi di gestione documentale: un approccio manageriale

Nel corso degli anni ISO ha pubblicato molte norme sui sistemi di gestione, in relazione ad ambiti e temi molto diversi, come ad esempio la qualità (ISO 9001), l’ambiente (ISO 14001) e la sicurezza delle informazioni (ISO 27001). Nel 2010 è stata avviata un’iniziativa tesa ad armonizzare tali norme, individuando un modello uniforme e indipendente dall’ambito di applicazione. Sono stati così elaborati uno schema e un vocabolario comuni a tutte le norme ISO relative ai sistemi di gestione (MSS – Management System Standards), al fine di facilitarne l’implementazione in maniera integrata. In questo contesto sono elaborate le norme UNI ISO 30300:2013 Informazione e documentazione  Sistemi di gestione documentale  Fondamenti e vocabolario e UNI ISO 30301:2013 Informazione e documentazione  Sistemi di gestione documentale  Requisiti. Si tratta di norme dedicate al tema delle gestione documentale, intesa come il controllo sistematico della produzione, della tenuta e dell’utilizzo di documenti. La serie UNI ISO 30300 interpreta i sistemi di gestione documentale come sistemi gestionali che interessano l’intera organizzazione: le risorse documentali sono presentate come un vero e proprio asset non solo informativo ma anche economico, poiché un buon sistema di gestione documentale consente di migliorare l’efficienza dei processi, la gestione dei rischi e la continuità operativa.