La conservazione permanente degli archivi digitali di natura pubblica. Il valore economico degli archivi digitali

Il valore economico degli archivi è un tema ancora poco dibattuto negli studi archivistici, nonostante rientri a pieno titolo nell’ambito delle politiche di conservazione dei patrimoni documentari. Diverse sono le attività che richiedono una valutazione economica dei patrimoni, sia in ambito pubblico sia privato, e che coinvolgono quotidianamente anche gli archivisti, i quali si trovano spesso ad operare senza adeguati criteri di valutazione. Inoltre, con sempre maggiore frequenza si avverte la necessità di possedere dati che consentano di misurare l’attività degli istituti, anche per attrarre maggiori risorse e nuove forme di investimento da destinare alla conservazione permanente degli archivi. In assenza di dati attendibili, risulta molto complesso effettuare una valutazione e soprattutto attestare gli immensi benefici che gli archivi apportano, non solo agli enti in termini gestionali, ma anche alle comunità e ai territori in termini di impatto sociale, culturale ed economico. Questa ricerca dottorale si pone come obiettivo l’individuazione degli elementi che contribuiscono alla definizione del valore economico e alla misurazione degli impatti socioeconomici degli archivi, con particolare riguardo per gli archivi di natura pubblica e per gli archivi digitali. In particolare questo studio ha consentito di maturare una riflessione scientifica su alcuni aspetti attraverso cui sostenere, anche in maniera indiretta, la tutela e la conservazione dei patrimoni documentari. Lo studio poggia su due presupposti necessari: da una parte c’è la consapevolezza che gli archivi pubblici costituiscano un asset per lo Stato, dall’altra si attesta invece la necessità di sviluppare una cultura valutativa che consenta di migliorare la riconoscibilità sociale degli archivi, favorendo anche l’attenzione dei decisori politici nella distribuzione di risorse economiche da destinare alla conservazione a lungo termine. La ricerca ha sviluppato quindi due aree di indagine: una prima area di carattere economico patrimoniale, legata al valore monetario che gli archivi pubblici assumono all’interno del patrimonio dello Stato italiano; una seconda area concentrata sugli aspetti statistici e sulla produzione di strumenti di monitoraggio per l’elaborazione di analisi scientifiche di tipo quali-quantitativo sugli istituti, sui patrimoni e sugli utenti al fine di evidenziare gli impatti sociali ed economici che gli archivi determinano sui territori e sulle comunità di riferimento. Lo studio parte dall’osservazione degli elementi di natura contabile per comprendere come questi si applichino agli archivi pubblici. Sono stati analizzati i criteri che regolano l’attività di rendicontazione dei beni del patrimonio culturale dello Stato, secondo quanto disposto dall’ordinamento giuridico vigente e dalla disciplina economica. Il tema è stato osservato poi alla luce dei processi di armonizzazione e standardizzazione che regolano il trattamento contabile dei beni del patrimonio culturale pubblico nel quadro internazionale. La prospettiva economico-aziendalistica ha suscitato nuove riflessioni, consentendo di osservare il tema del valore economico degli archivi sotto una luce nuova attraverso l’impianto logico proposto dalla dottrina economica internazionale. La ricerca ha approfondito il tema della valutazione degli archivi digitali attraverso diverse prospettive: sono stati forniti i riferimenti normativi che qualificano l’archivio digitale pubblico come bene del patrimonio culturale nazionale. Sono state presentate inoltre le definizioni provenienti dagli standard internazionali di contabilità, per supportare una riflessione che consenta di identificare adeguatamente gli archivi digitali nell’ambito degli elementi patrimoniali dello Stato e degli enti pubblici. Infine, sono state illustrate alcune esperienze applicate al settore privato per delineare l’orientamento attuale delle aziende nella valutazione degli asset digitali. La riflessione ha condotto la ricerca nell’ambito delle rilevazioni statistiche nazionali, al fine di individuare adeguati strumenti di rilevazione che consentano lo studio e l’analisi scientifica delle principali dimensioni caratterizzanti gli archivi pubblici. L’uso della statistica può infatti supportare gli archivi nel raggiungimento di diversi obiettivi, sia con riferimento alla gestione interna, ovvero alle attività di pianificazione, progettazione e monitoraggio, sia per l’attività verso l’esterno e quindi per comunicare le prestazioni che l’archivio rende alla comunità in termini di servizi. L’uso di dati affidabili e coerenti, consente inoltre di quantificare il valore degli archivi e promuovere il ruolo che essi svolgono a beneficio della formazione, della ricerca, della cultura ed in generale della vita sociale ed economica. A completamento della ricerca sono state svolte alcune attività di verifica sperimentale applicate sia agli aspetti contabili che agli aspetti statistici. Hanno aderito all’iniziativa l’Archivio di Stato di Lecce, l’Archivio di Stato di Roma e l’Archivio di Stato di Palermo.